Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang Efisisensi Kerja Di PT Taspen Cabang Kota Palembang
DOI:
https://doi.org/10.30999/n-jils.v4i2.1146Kata Kunci:
pengelolaan arsip, arsip dinamis, efisiensi kerjaAbstrak
Management of dynamic records is a process of controlling dynamic records efficiently including the creation, use, and maintenance, and shrinkage of records. This research was conducted to determine whether the management of dynamic archives at PT Taspen Palembang City Branch is able to support work efficiency and are there any obstacles faced by the archive manager in managing dynamic archives. This type of qualitative research with a descriptive approach. Data collection techniques in this study were carried out by means of observation, interviews and documentation. Informants in the study were archivists, general staff and staff assistant managers of participation. The results of this study indicate that the management of dynamic archives at PT TaspenPalembang City Branch is running well enough. PT Taspen Palembang City Branch has implemented aspects in the management of dynamic archives, namely the creation and receipt of archives, archive storage, use of archives, maintenance of archives and destruction of archives. The archives are arranged according to dosir numbers or what we usually call classification numbers. PT Taspen also has SOPs in managing its archives. The archive storage uses an onsite system using the principle of decentralization. In addition, management of dynamic archives at PT Taspen Palembang City Branch is not only done manually but also uses an application called Electronic Leitz Ordner (ELO) so that this becomes one of the factors in supporting work efficiency, with this application of course must also be supported by managers who are experts in technology, so that archives are well managed. The obstacles faced by the management of archives are related to Human Resources (HR), namely the lack of expert archive management or archivists, most of the human resources currently have an educational background not from the field of archives. As for other constraints related to budget, archive security systems and facilities for archives that are still lacking.
Keywords: records management, dynamic archives, work efficiency
ABSTRAK
Pengelolaan arsip dinamis merupakan sebuah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui apakah pengelolaan arsip dinamis di PT Taspen Cabang Kota Palembang mampu menunjang efisiensi kerja dan adakah kendala yang dihadapi pihak pengelola arsip dalam mengelola arsip dinamis. Jenis penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Teknik pengumpulan data pada penelitian ini dilakukan dengan cara observasi, wawancara dan dokumentasi. Informan dalam penelitian adalah arsiparis, staff umum dan staff asisten manager kepesertaan. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis di PT Taspen Cabang Kota Palembang sudah cukup berjalan dengan baik. PT Taspen Cabang Kota Palembang telah menjalankan aspek- aspek dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu penciptaan dan penerimaan arsip, penyimpanan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip dan pemusnahan arsip. Arsipnya disusun berdasarkan dengan nomor dosir atau yang biasa kita sebut sebagai nomor klasifikasi. PT Taspen juga memiliki SOP dalam pengelolaan arsipnya. Penyimpanan arsipnya menggunakan sistem onsite dengan menggunakan azas desentralisasi. Selain itu, pengelolaan arsip dinamis di PT Taspen Cabang Kota Palembang tidak hanya dilakukan secara manual melainkan juga menggunakan aplikasi yang bernama Electronic Leitz Ordner (ELO) sehingga hal ini menjadi salah satu faktor dalam menunjang efisiensi kerja, dengan adanya aplikasi tersebut tentunya juga harus didukung oleh pengelola yang ahli dalam teknologi, sehingga arsip terkelola dengan baik. Adapun kendala yang dihadapi oleh pengelolaan arsip adalah terkait dengan Sumber Daya Manusia (SDM), yakni kurangnya tenaga ahli pengelola arsip atau arsiparis, kebanyakan sumber daya manusianya saat ini berlatar pendidikan bukan dari bidang kearsipan. Adapun kendala lainnya terkait dengan anggaran, sistem pengamanan arsip dan fasilitas untuk arsip yang masih kurang.
Referensi
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Jakarta: Republik Indonesia.
Anbarrini, R., Susilana, R., & Silvana, H. (2016). Pengelolaan Arsip Pada Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat. Administrasi, 3(1), 59-73. Retrieved from https://ejournal.upi.edu/index.php/edulibinfo/article/view/9039
Ardiansah, I. H. (2018). “Menghilangkan Dokumen Negara Ternyata Bisa di Penjara 5 Tahun”. Retrieved September 19, 2020, from https://jabar.tribunnews.com/2018/05/04/anda-harus-tahu-menghilangkan-dokumen-negara-ternyata-bisa-dipenjara-5-tahun
Arifudin, A. (2015). Pengelolaan Arsip untuk Mendukung Kelancaran Administrasi di Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Semarang. Retrieved September 19, 2020, from http://lib.unnes.ac.id/20550/1/7101408086-s.pdf
Dimyati, J. (2013). Metodologi Penelitian Pendidikan dan Aplikasinya pada Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD). Jakarta: Kencana.
Elza, A. (2017). Prosedur Pengelolaan Arsip Statis di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Retrieved September 19, 2020, from http://eprints.undip.ac.id/60848/
Jumiyati, E. (2010). Penyusutan Arsip di Pusat Teknologi Bahan Bakar Nuklir. Jurnal BATAN, 3(5), 64-72. Retrieved from http://jurnal.batan.go.id/index.php/pin/article/view/2475/2274
Mawarni, P. D., & Prasetyawan, Y. Y. (2018). Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Kendal. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 7(2), 211-220. Retrieved from https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/view/22906
Muri, Y. (2019). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif Dan Penelitian Gabungan. Jakarta: Prenadamedia Grup.
Nurapriyanto, P. (2017). Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang Efisiensi Kerja Badan Pelayanan Dan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tanggerang Selatan. Retrieved September 19, 2020, from https://repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/35314/2/PANGGIH%20NURAPRIYANTO-FAH.pdf
Penn, I. A., Pennix, G.B., & Coulson, J. (1996). Records Management Handbook. England: Gower.
Putri, A. (2019). Program Penyusutan Arsip di Rektorat Universitas Negeri Yogyakarta. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 11(2), 74-86. doi: https://doi.org/10.22146/khazanah.41262
Rahayuningsih, S., E. (2009). Modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk SMK dan MAK. Jakarta: Erlangga.
Rusdawati, & Ardoni. (2014). Sistem Penyimpanan dan Prosedur Temu Kembali Arsip Dinamis Aktif di Kantor Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Barat. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, 2(2), 22-32. DOI: https://doi.org/10.24036/3314-0934
Rusita, G., & Hisyam, D. (2019). Pengelolaan Asip Statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo. Retrieved September 19, 2020, from http://anjasmara.uny.ac.id/Record/eprints-16071
Rusmiatiningsih. (2017). Legal Aspects Of Electronics Archives. Jurnal Kearsipan, 12(1), 135-150. Retrieved from http://jurnalkearsipan.anri.go.id/index.php/ojs/article/view/11
Sattar. (2019). Manajemen Kearsipan. Yogyakarta: Budi Utama.
Safriadi, & Maryani. (2018). Manajemen Kearsipan pada UPT Badan Perpustakaan Umum, Arsip dan Dokumentasi Kecamatan Siak Kecil Kabupaten Bengkalis. Jurnal JOM FISIP, 5(2), 1-15. Retrieved from https://jom.unri.ac.id/index.php/JOMFSIP/article/view/21042
Sihite, E., & Arsila, R. (2016). “Hilangkan Dokumen Negara Bisa Berujung Sanksi Pidana”, Retrieved September 19, 2020, from https://www.viva.co.id/berita/politik/840236-hilangkan-dokumen-negara-bisa-berujung-sanksi-pidana
Sufa’ah, A., & Christiani, L. (2018). Optimalisasi Pengelolaan Arsip Dinamis Melalui Pembinaan Kearsipan Di Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian Dan Pengembangan Daerah Kota Pekalongan. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 7(3), 141-150. Retrieved from https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/view/22927
Sulistyo-Basuki. (2007). Pengantar Ilmu Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka.
Sodihan. (2019). Perpustakaan sebagai Jantung Lembaga Pendidikan. Banyuwangi: LPPM Institut Agama Islam Ibrahimy Genteng Banyuwangi.
Widaryono. (2010). Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah (KAPD) Kota Yogyakarta. Retrieved September 19, 2020, from https://digilib.uin-suka.ac.id/id/eprint/5475/
Wursanto, I.G. (1991). Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius.
Unduhan
File Tambahan
Diterbitkan
Cara Mengutip
Terbitan
Bagian
Citation Check
Lisensi
The Authors submitting a manuscript do so on the understanding that if accepted for publication, copyright of the article shall be assigned to Nusantara Journal of Information and Library Studies journal and afiliasi as the publisher of the journal. Copyright encompasses rights to reproduce and deliver the article in all form and media, including reprints, photographs, microfilms, and any other similar reproductions, as well as translations.
Nusantara Journal of Information and Library Studies and the Editors make every effort to ensure that no wrong or misleading data, opinions or statements be published in the journal. In any way, the contents of the articles and advertisements published in Nusantara Journal of Information and Library Studies journal are the sole and exclusive responsibility of their respective authors and advertisers.
The Copyright Transfer Form can be downloaded here: [copyright transfer form]. The copyright form should be signed originally and send to the Editorial Office in the form of original mail, scanned document or fax :
Rosiana Nurwa Indah (Editor-in-Chief)
Editorial Office of Nusantara Journal of Information and Library Studies (N-JILS)
Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi
Jl. Soekarno Hatta No. 530 Bandung
Email: jils.uninus@gmail.com